Conhecer os públicos, as atividades desenvolvidas e o funcionamento de uma instituição é fundamental para a elaboração de um planejamento de comunicação. Este conhecimento é possível através de um briefing. O briefing é um conjunto de informações necessárias para elaborar um trabalho. É um elemento chave para o planejamento do projeto experimental porque aponta as necessidades do cliente. Segundo Margarida Kunsch, “o briefing é o resultado de todos os dados levantados que serão a base para construir o diagnóstico da real situação da organização e da sua comunicação” (KUNSCH, 2003, p. 375). Um bom briefing deve ser tão curto quanto possível, mas tão longo quanto necessário. Em outras palavras, “o briefing deve conter todas as informações relevantes e nenhuma que não seja” (SAMPAIO apud KUNSCH, 2003, p. 375)[1].
O briefing deste projeto baseou-se em informações fornecidas por uma das integrantes do grupo deste trabalho, Walquíria Kascher, funcionária do Vicariato, em outubro de 2008. Kascher disponibilizou informações e dados sobre a instituição, contemplando sua história, missão, valores, organograma, logística dos serviços prestados, entre outros. Segundo Kascher, a instituição não possui uma comunicação interna planejada, o que causa um grande prejuízo no resultado final das ações. Para compreender melhor o papel, a missão, os serviços e a estrutura organizacional do Vicariato, também foram realizadas duas entrevistas em profundidade para melhor conhecer a instituição: uma com Pe. Ademir Ragazzi, Vigário da instituição, em outubro de 2008. Entre outras declarações, Pe. Ademir Ragazzi reconheceu a necessidade de algumas intervenções na instituição no âmbito comunicacional, o que contribuiu para a continuidade deste projeto. A outra entrevista foi com José Aparecido da Silva, supervisor de Projetos do Vicariato, no mês de outubro de 2008. Após esta pesquisa, foram coletadas outras informações sobre o Vicariato a partir de análises de documentos produzidos pela instituição, como, por exemplo, Diretrizes da Ação Social da Arquidiocese de Belo Horizonte, anos 2005 a 2008 e 2009 a 2012.
Paralelo a esta pesquisa, foi feito um estudo bibliográfico para dar a sustentação conceitual às discussões acerca das estratégias e ações do plano de comunicação interna para o Vicariato. Fizeram parte deste estudo bibliográfico os seguintes autores: Wilson Bueno, Margarida Maria Krohling Kunsch, Gaudêncio Torquato, Marcélia Lupetti, que são autores expressivos da área da comunicação organizacional.
Foi realizada também uma pesquisa de campo na sede do Vicariato para identificar e analisar as ações de comunicação existentes na instituição. Esta visita foi de extrema importância para compreender como as informações circulam atualmente, quais tipos de mídia são utilizados, seus formatos, linguagens, distribuição, localização e periodicidade. Entre os dias 08 e 15 de outubro de 2009, realizou-se esta etapa do trabalho, com o intuito de fotografar peças gráficas, espaços e objetos que de alguma forma tenham a função de comunicar algo dentro da instituição, para conhecer a comunicação interna existente e, assim, propor melhorias.
Para completar as pesquisas e dar maior sustentação ao projeto, foi realizada nos dias 20 e 21 de outubro de 2009 uma pesquisa qualitativa baseada em entrevistas em profundidade com o gestor técnico operacional do Vicariato e outras pessoas que representam os diversos setores da instituição. O critério de escolha dos entrevistados baseou-se em: pessoas no cargo de gerência, de coordenação, assessor de projetos, alguém que fosse ligado às pastorais, uma pastoral ou projeto que não utilize o espaço físico do Vicariato e alguém ligado a área de serviços gerais. Desta maneira, segue na respectiva ordem: Antônio Claret (Gestor Técnico Operacional), Alexandre Folco (Assessor de Projetos do Núcleo Pós Morar), Maria Margareth (Coordenadora da Pastoral do Menor), José Manuel (Membro da coordenação da Pastoral da Mulher Marginalizada) e Inês Cristina (Auxiliar de Serviços Gerais). Desta maneira, foi possível analisar os diferentes níveis de comunicação e como ela chega a cada um dos espaços. Para melhor identificar o processo de comunicação atual, fez-se necessário incluir também entre os entrevistados, pessoas que trabalham em setores que fazem parte do Vicariato, mas que não dividem o mesmo espaço físico, como é o caso da Pastoral da Mulher que funciona em outro prédio.
Margarida Kunsch (2003) cita a proposta de planejamento de Ribeiro Almeida (2001). Segundo Kunsch, este modelo, além de ter sido comprovado e testado, é simples e fácil de ser adotado em pequenas empresas. Desta maneira, esta proposta de planejamento inclui: “análise dos aspectos internos; análise do ambiente; comparação da missão ou vocação com o campo de atuação; e estabelecimento da estratégia vigente” (KUNSCH, 2003). Almeida ainda afirma que é a análise dos aspectos internos que direciona a vocação e a missão da Instituição e, desta maneira, deve nortear e orientar o quadro de atividades.
A partir da pesquisa na instituição (análise dos veículos de comunicação existentes e também da análise das entrevistas), será criado um planejamento de ações de acordo com a realidade e cultura da instituição e, ao mesmo tempo, possibilite uma comunicação interna eficiente.
[1] SAMPAIO, Rafael. Propaganda de A a Z: como usar a propaganda para construir marcas e empresas de sucesso. Rio de Janeiro: Campus, 2005.
O briefing deste projeto baseou-se em informações fornecidas por uma das integrantes do grupo deste trabalho, Walquíria Kascher, funcionária do Vicariato, em outubro de 2008. Kascher disponibilizou informações e dados sobre a instituição, contemplando sua história, missão, valores, organograma, logística dos serviços prestados, entre outros. Segundo Kascher, a instituição não possui uma comunicação interna planejada, o que causa um grande prejuízo no resultado final das ações. Para compreender melhor o papel, a missão, os serviços e a estrutura organizacional do Vicariato, também foram realizadas duas entrevistas em profundidade para melhor conhecer a instituição: uma com Pe. Ademir Ragazzi, Vigário da instituição, em outubro de 2008. Entre outras declarações, Pe. Ademir Ragazzi reconheceu a necessidade de algumas intervenções na instituição no âmbito comunicacional, o que contribuiu para a continuidade deste projeto. A outra entrevista foi com José Aparecido da Silva, supervisor de Projetos do Vicariato, no mês de outubro de 2008. Após esta pesquisa, foram coletadas outras informações sobre o Vicariato a partir de análises de documentos produzidos pela instituição, como, por exemplo, Diretrizes da Ação Social da Arquidiocese de Belo Horizonte, anos 2005 a 2008 e 2009 a 2012.
Paralelo a esta pesquisa, foi feito um estudo bibliográfico para dar a sustentação conceitual às discussões acerca das estratégias e ações do plano de comunicação interna para o Vicariato. Fizeram parte deste estudo bibliográfico os seguintes autores: Wilson Bueno, Margarida Maria Krohling Kunsch, Gaudêncio Torquato, Marcélia Lupetti, que são autores expressivos da área da comunicação organizacional.
Foi realizada também uma pesquisa de campo na sede do Vicariato para identificar e analisar as ações de comunicação existentes na instituição. Esta visita foi de extrema importância para compreender como as informações circulam atualmente, quais tipos de mídia são utilizados, seus formatos, linguagens, distribuição, localização e periodicidade. Entre os dias 08 e 15 de outubro de 2009, realizou-se esta etapa do trabalho, com o intuito de fotografar peças gráficas, espaços e objetos que de alguma forma tenham a função de comunicar algo dentro da instituição, para conhecer a comunicação interna existente e, assim, propor melhorias.
Para completar as pesquisas e dar maior sustentação ao projeto, foi realizada nos dias 20 e 21 de outubro de 2009 uma pesquisa qualitativa baseada em entrevistas em profundidade com o gestor técnico operacional do Vicariato e outras pessoas que representam os diversos setores da instituição. O critério de escolha dos entrevistados baseou-se em: pessoas no cargo de gerência, de coordenação, assessor de projetos, alguém que fosse ligado às pastorais, uma pastoral ou projeto que não utilize o espaço físico do Vicariato e alguém ligado a área de serviços gerais. Desta maneira, segue na respectiva ordem: Antônio Claret (Gestor Técnico Operacional), Alexandre Folco (Assessor de Projetos do Núcleo Pós Morar), Maria Margareth (Coordenadora da Pastoral do Menor), José Manuel (Membro da coordenação da Pastoral da Mulher Marginalizada) e Inês Cristina (Auxiliar de Serviços Gerais). Desta maneira, foi possível analisar os diferentes níveis de comunicação e como ela chega a cada um dos espaços. Para melhor identificar o processo de comunicação atual, fez-se necessário incluir também entre os entrevistados, pessoas que trabalham em setores que fazem parte do Vicariato, mas que não dividem o mesmo espaço físico, como é o caso da Pastoral da Mulher que funciona em outro prédio.
Margarida Kunsch (2003) cita a proposta de planejamento de Ribeiro Almeida (2001). Segundo Kunsch, este modelo, além de ter sido comprovado e testado, é simples e fácil de ser adotado em pequenas empresas. Desta maneira, esta proposta de planejamento inclui: “análise dos aspectos internos; análise do ambiente; comparação da missão ou vocação com o campo de atuação; e estabelecimento da estratégia vigente” (KUNSCH, 2003). Almeida ainda afirma que é a análise dos aspectos internos que direciona a vocação e a missão da Instituição e, desta maneira, deve nortear e orientar o quadro de atividades.
A partir da pesquisa na instituição (análise dos veículos de comunicação existentes e também da análise das entrevistas), será criado um planejamento de ações de acordo com a realidade e cultura da instituição e, ao mesmo tempo, possibilite uma comunicação interna eficiente.
[1] SAMPAIO, Rafael. Propaganda de A a Z: como usar a propaganda para construir marcas e empresas de sucesso. Rio de Janeiro: Campus, 2005.
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